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年鉴编纂基础知识讲稿
    发布时间:2013-10-12    来源:本站原创    点击数:

一、   什么是年鉴
现代年鉴起源于16世纪欧洲的英伦三岛。一个重要源头是古代的历书。随着欧美各国经济和科学文化的发展逐渐兴盛。19世纪至20世纪初是欧美主要工业化国家年鉴发展的鼎盛时期。
中国最早的年鉴是1909年由奉天图书馆印刷发行的《新译世界统计年鉴》。而第一部由中国人编纂的年鉴则是1913年上海神州编译社出版的《世界年鉴》。二三十年代逐渐增多达到40多种。80年代年鉴出版进入大发展的起步阶段,至今达3000种左右。
(一)年鉴的定义
“年鉴”一词,指的是一种现代形式的工具书。对于“年鉴”的定义,有很多种不同的解释和提法,《现代汉语词典》的解释是,汇集截至出版年为止(着重最近一年)的各方面或一方面的情况、统计等资料的参考书。而《中国大百科全书》、《辞海》的解释是以编年体书写的按年度连续出版的资料性工具书。目前年鉴界较为普遍的提法是“年鉴是逐年编纂连续出版的资料工具书。”理由是:逐年编纂和资料性大致说明了年鉴的内容;连续出版和工具书,则大体说明了它的表现形式。
(二)年鉴的类型
根据不同的标准,年鉴可划分为不同的类型。按收录内容的知识范围,可划分为综合性年鉴和专门性年鉴。综合性年鉴收录范围比较广泛,如《中国年鉴》、《湖北年鉴》、《宜昌年鉴》。专门性年鉴主要反映某一专题、某一学科以及介绍本专题有关的知识。如《中国经济年鉴》、《宜昌交通年鉴》。按收录内容的地域范围划分,可划分为国际年鉴、国家年鉴和地方年鉴。按形式分类,有以文字条目为主的,有以综述文章为主的,有以表格为主的,还有以形象化的图录为主的。
(三)年鉴的性质
年鉴的性质。这是一个涉及年鉴编纂工作和理论研究工作中带有根本性指导意义的问题。对于这个问题,理论界认识也不统一,目前较流行的一个观点是认为年鉴属于工具书性质的书籍,是以编年体书写的按年度连续出版的资料工具书,其性质可以概括为资料性、年度性和检索性。
(四)年鉴的特点
年鉴与志书、年鉴与百科全书、年鉴与杂志之间有共同之处,但也有明显的差异。
年鉴和志书都具有文献资料性。
年鉴具有以下特点:
1.逐年编纂,连续出版。
2.收录广泛,资料密集。
3.编排系统,使用方便。
二、年鉴大事记的撰写
大事记,顾名思义是对本地区内所发生的自然和社会等各方面的重大事件,按照一定的时间顺序和方法,作高度概括的记述。《新华字典》中对“记”作为一种文体时的解释是:记是记叙和描写事物的书或文章,如日记、游记。大事记就是记述大事的文章。现在年鉴一般都有大事记这个栏目。
(一)大事记的作用
大事记的作用具体有以下几点:
1.主线作用,因为年鉴的框架结构是由各个不同的栏目组成的,和志书一样是横向排列,因此缺乏纵的方面的叙述,而大事记正好填补了这个缺陷。大事记与年鉴的其他栏目的关系是纵横关系,起到统领和大纲的作用。
2.检索作用。大事记多采用编年体写成条目式,读者要了解一个地方的大事或某些重大事件,翻阅大事记而不看后面栏目的内容就能一目了然。如需进一步了解和研究,则可按图索骥查阅有关栏目。
3.启示作用。由于大事记按年月日记事,既是一年情况的缩写,又是整部年鉴的提要,条目清楚,看了大事记以后,便于查找和理解其他内容,因此具有启示作用。
(二)大事记的体例
大事记的体例,实质上是指大事记的记述形式,也就是说用什么方式来反映大事。常见的有以下几种:
1.编年体。这是采用最多的一种,即完全依事件发生的绝对时间顺序按年、月、日记载,即以时系人、系地、系事予以记述。其长处是在时间上给人以完整的概念,便于考察同一时期所发生的不同事物之间相互制约的关系及其影响;其不足是一个事物往往被分割在几个不同的时间去记述,往往把事物弄得支离破碎,首尾不联贯,而且难以其事,没有记事本末体那样清楚。
2.记事本末体。即以事立目,一事一条。各条又以时间为先后叙其始末、发展、经过。这种写法的长处是集中记录了一些大事、要事,由于事件时间跨度大,则影响同一时间内并发的许多次要事件的横向记录。同时,记事本末体强调首尾联贯,以至于篇幅较长,使大事记与后面的其他栏目在内容上有重复。
3.编年本末体。即编年体与记事本末体相结合,是以编年体为主,辅以记事本末体记述大事,对某事件集中于一处记其始末。此种体例在实际编写中运用较多,但两种体例混杂,不好把握,弄不好会有不协调之感,显得不伦不类。因此在实际运用中,我们认为还是要尽量以编年体为主,按照“大事突出、要事不漏、新事不丢、琐事不录”的原则来撰写大事记。在某些事例时间跨度不大,情况不是特别复杂,较易记述的情况下,可以兼以本末体。
(三)大事的标准和大事记的内容
撰写大事记,必须要明白什么是大事?如果这个概念不明确,我们编写时就会陷入盲目。关于大事的定义,《现代汉语词典》的解释是重大的或重要的事情。现在年鉴界一般认为大事主要是指年度内发生在一定地域范围内的政治、经济、社会等方面的大事、新事、特事和要事。大事记的内容归纳起来大致可以有以下这些。
1.行政区划和行政机构的变动。如乡镇建制的变动、行政村的变动,这些都是大事,是必须要记的。又比如招商局的成立、机构改革的进行这些都要作为大事记载。
2.重要制度、方针、政策的颁布和贯彻执行及落实。这方面的内容很多,每年在党委、政府的领导下开展经济建设,凡是大的制度、方针、政策的贯彻执行都要记载。
3.重要建设项目的开工及竣工。如道路、桥梁及城市建设等与人民生活息息相关的其他重要建设等都在记述之列。
4.新鲜事物、新生事物的出现。如第一家民营企业、第一家破产企业、第一个公园等。
5.重要会议。国家、省及全市性的重要会议的情况。
6.重要人事变动。党委、人大、政府、政协换届选举后,主要领导人的人事变动。对一些部门则一般只记载主要领导人的变动,其他负责人的变动则不必记述。
7.领导人的考察和视察。主要记述中共中央和国家领导人、省部级领导人的考察和视察情况,其他领导及到访的名人、学术团体及外宾则选所视察的事件较新,意义深远、影响重大的事件记述。
8.各行各业的重要改革和成就。如工业、交通建设中某些技术的革新,教育、卫生等进行的重要体制改革。
9.先进模范人物的事迹。如受到国家表彰的劳动模范或先进工作者,见义勇为的先进个人,反腐倡廉的标兵等。
10.著名人物的逝世。
11.重大科技、工艺上革新与创造发明。比如获得市级以上的科技进步奖,以及各行各业等领域取得的重大成果。
12.人口的重大变化、迁徒。如三峡移民的迁出、迁入。
13.严重的自然或人为灾害的发生和抗灾措施等。如禽流感、重大旱灾、水灾等。
14.重大案件的侦破。年度内当地破获的重特大案件,要在坚持原则、尊重事实的前提下,以法律判决定案为准给予记载,不能人云亦云。
15.重要文物古迹发现、保护、破坏等。如天然塔的保护。
16.重大涉外事件。随着宜昌市对外开放的加快,来宜昌投资的外资、外企项目越来越多,其中的重大事件是必须记载的。
17.发生在本地的对全国、全省有重大影响的事。如2003年发生的“非典”疫情,2004年发生的禽流感。
18.奇异的自然现象和奇人奇事。奇异的现象不是迷信和道听途说的事,而是发生的真实的事和现象。
(四)大事记的撰写要求
大事记作为年鉴的一种重要体裁形式,有特殊的撰写要求,归纳起来有如下几点:
1.严格选材,突出大事。大事记记载的必须是大事、新事、要事和特事,防止事无巨细,见事即录,从而形成一般事湮没了大事、要事。作为大事可能涉及到每个部门、乡镇并不多,但我们不能为了增加大事的数量而将一些琐事收录。
2.要素齐全,言简意赅。所谓要素齐全,就是指在记述一件大事时,要将其背景、时间、地点、人物、活动、结果写清楚。大事记的时间性极强,某日发生的事情,必须记在当日,否则就是失误,而且时间必须放在第一。内容要简洁概括,只要求真实、准确、客观,一般事情,交代清楚,要素齐全即可,不需作评述、议论、总结;重大事情可以略做展开,必要时可以述及本末。每条大事记的篇幅应当尽量控制在250字以内。
3.一事一条,主题鲜明。大事记不能数事混杂,要做到一事一条。这样才能眉目清楚,主题突出,便于检索。为保持事件的连续性,有的条目跨越时间记述,或把经历时间较长的事件集中在一条记述,这种记法一般记在开始之日。
4.行文规范,统一语体。大事记要采用规范的记叙文体,行文要规范化,正确使用简称和缩写,书写格式和人物称谓等都要作一些统一的规定。如“计划生育局”不能简写为“计生局”,“人事和劳动社会保障局”不能简写为“人劳局”或“人保局”,“中心人民医院”不能简写为“中院”等,缩写在同时代人们可以理解,但后人读时就难以捉摸了。
5.慎用“了”、“已”,杜绝夸张。按照大事记的时间概念分析,它所叙述的事件,属于“现在时”或“现在进行时”。如用“了”、“已”不记述,就在不知不觉中变成了“完成时”或“现在完成时”。因为大事记是按照日期编排事件的,事件自然发生或完成于当天,使用“了”、“已”二字,就变成当天之前的事情,自然就造成时间上的错误。因此,除非是补充叙述当天之前的经过、状况等情况,撰写大事记时,最好不要用“了”、“已”二字。大事记的写法应该是朴实无华,简洁概括,要素完整,叙述得当,所以切忌粉饰、夸张的词语。如“月日,三峡工程这项举世瞩目的、全世界最大的水利枢纽工程建设正式拉开帷幕,总投资达900亿元人民币以上。
三、年鉴条目的撰写
(一)年鉴条目的类型
条目是年鉴的主要表现形式,是年鉴的基本基本信息单位,是年鉴的主体。具有内容充实、集中、紧凑、篇幅小、信息密度大等特点。年鉴条目的确立要具备三个条件:一是年度性,它所记述的主要事实、事件应是本年度内发生的,一般不做历史回顾或预测未来;二是独立性,一事一条,独立成篇,不能兼收并蓄,成大杂烩;三是完整性,只有完整才能独立成篇。
年鉴条目由于内容性质的不同,可分为不同的类型。按其基本资料所涉及的范围可划分为两大类:一是综合性条目;一是专题性条目,专题性条目有的也称单一性条目。
1.综合性条目 是综合记述一个地区、部门、行业、单位发展全貌或综合报道社会生活中某方面重要情况的条目,其特点是涉及面广、综合性强,在刷新主要指标数据的基础上,对事物有分析、有理性说明,概括说明发展特点及存在在问题,借鉴意义和利用价值较高。像《宜昌年鉴》这样的综合年鉴,此类条目数量较大,分布也较广。以市级综合性年鉴为例,如果立一个“社会治安综合治理”条目,前面未加任何限制词,那么,其反映面必须是全市的综合性信息。它既要有全局的情况,如全市的治理重点、措施、成效等,还要有局部的情况,如城市怎么搞,乡村怎么搞;政治部门及其他有关单位如何开展工作等等。因此,综合性条目的选题选材须有全方位的考虑,同一主题的任何一个重要方面和重要层次的材料都不应疏忽。在此基础上,运用浓缩信息的各种手段,如概括、总结、归纳,将分散、杂乱的信息熔炼成集中、系统的信息,综合地展现事物的,全貌。
综合性条目的表现形式大体有综述、概况和综合记事等三种类型。它们都承担着宏观反映事物的任务,都具有综合概括性强的特征。但综述条目偏重于揭示年度内事物发展变化的特点及其趋势,概况条目偏重于勾勒事物发展变化的基本概貌,综合记事条目则相对集中记载事物发展变化过程中覆盖某一侧面的重大事件和其他重要信息。由于反映的着重点有所不同,这三种条目在选题选材、内容要素要求等方面也有所区别。
(1)综述条目 年鉴的“综述”,是一个部门或其他社会领域整体情况的综合和概述,因此有的年鉴也称“概述”。“综述”的设置,各地不尽相同,有的直接以综述命名立目,如《中国百科年鉴》在工业、农业、外贸等部类文稿之首,分别设综述条目,综合概述整个部类的总体情况;更多的年鉴则设置综述分目,如河南、福建、安徽、广西及广州、武汉等地方综合性年鉴,均在工业、农业、商业、外贸等部类分别设置综述分目,由一个条目群组成并置于各部类文稿之首,从宏观上反映本部类所辖行业的整体面貌,起统领部类内各方面信息资料的作用。
综述条目,无论是介绍本部类所辖行业的基本情况,还是反映某一方面的工作,都应当体现综合概括的要求。比如立一个“造林绿化取得成效”的条目,在记述上要综合概括面上的全部重要情况,如市委、市人民政府及林业主管部门对发展林业,加快造林绿化步伐制订了哪些政策,采取了哪些措施,解决了什么问题,取得了哪些成绩和效益等等。反映点的情况也要注意综合概括。综述条目所反映的“点”,从一定意义说,实际上也是代表全局的一个侧面,并非单一的、孤立的点。因此,列举事例,选择典型应通过对众多材料的概括和提炼,要使用能反映整体情况的综合性材料,不能仅仅列举某个点的情况来代替。这并非说在综述条目中不能出现具体单位或某个具体项目的情况,问题是应该在什么情况下出现,如何运用。有时即使已经有了综合性的事例和数据,为了进一步深化主题,仍可使用单个或单项的事例。但是,在这里应尽量选用那些最有代表性,最富于特色的典型材料。
 综述条目在写作上与其他一般记事条目有所区别,它从标题到内容都具有很强的综述味道。这就是以纪实为主,加上一两句评述,起“画龙点睛”的作用,而其他一般条目则不允许评述。但是,这种评述必须建立在事实的基础之上,而且要言简意赅,鲜明准确,实事求是,不能渗进个人观点。某些问题或某项工作,如党政机关或权威部门已有确切评价的,要注意与之吻合,尤其是一些论断性语言,更要充分注意留有余地。首先,要提纲挈领,概括评述,如《宜昌年鉴》(2001)国内贸易的概述条目中,在反映商品零售由旺转疲的情况时这样概述:“市场基本特点:一季度旺盛,二季度平淡,三、四季度疲软”。寥寥数语,即综合概括出全年市场的基本情况及其特点,令人一看便能得其要领,大大增强了年鉴资料的思想性。其次,进行分析比较,进一步深化主题。综述条目中有不少内容,包括指标数据是有内在联系的,而这种联系只需稍加比较分析就能体现出特点,使主题进一步深化。因此,撰写综述条目不能仅满足于摆事实,列数据,而应当把它看作是一个深入研究,综合分析客观事物的过程。既有数据和情况,又有贴切分析的综述,才能给人以较大的启迪。分析的方法通常有两种,一是边列数据边分析,溶分析于数据之中,用观点说明数据,用数据证明观点;二是对内容的细微变化进行分析,尤其是对那些引起经济现象进行多视角、深层次的比较和剖析,揭示事物发展变化的实质。比如讲生产发展,不能单写产值增长,速度加快,还应分析生产发展的因素,如产业结构及产品结构的比例,产供销渠道是否畅通,经济效益是否提高等等。通过这样的分析,文稿中的数据就活了,其主题自然愈加鲜明。
(2)概况条目 “概况”作为条目,在年鉴中承担记载相应社会领域全面情况的任务,是一个部门、行业基本面貌的概括和综合。它对于增强年鉴的综合反映能力具有重要作用,国内许多年鉴都设有此类条目,主要反映某个部门或行业基本情况及其他重要信息,如《宜昌年鉴》中的公安、种植业、畜牧业、轻工业、纺织工业、粮油等分目首列的概况条目。这种条目具有两个最显著的特点:一是全面性,二是概括性。全面性是“概况”题义本身的基本要求,概括性则是实现这一要求目标的方法和手段。
概况,顾名思义,是全面情况的概括或概要。一个行业的“概况”,是行业总体面貌的缩写。它犹如一面镜子,应能透视出年度内该行业的基本情况及其他重要信息。读者查阅一个行业的“概况”后,即使无暇阅读该栏目的其他条目,也能掌握该行业的最一般的情况。这并非要求“概况”事无巨细地兼收并容,但重要的情况一定不能忽略。如果“概况”里只有几个数据指标,别的什么也不提及,那么它就实现不了宏观反映行业全面情况的任务。诚然,由于事物无限,而条目篇幅有限。因此,必须用概括性对全面性加以制约。“概况”是要反映行业的全貌,但这种反映不是芝麻绿豆一把抓,而是要运用各种浓缩信息的手段,对年度内全行业发生的重要情况进行归纳概括,以尽可能少的笔墨将其基本状况和特点勾划出来。概况条目要在宏观上反映行业、部门或单位的全面情况,其内容应具备四个要素:一是行业、部门或单位基本情况;二是年度内实现的主要指标及取得的主要成绩;三是行业、部门或单位发展变化的新特点;四是存在的问题。第一个要素是公布家底,具体内容至少应包括行业(部门或单位)直接管理的单位、员工总数,固定资产原值、净值,生产或服务领域,主要产品及生产能力等。这一层内容不管当年有无变化,均需如实记录,使其具有连续性。第二个要素是介绍成绩,包括主要经济技术指标完成情况,生产建设和经营管理的突出成就,技术改造、新产品开发等方面取得的新进展、新成果,以及获重大表彰、奖励的简要情况等。这层内容是行业发展速度、水平及效益的集中体现。必须每年精选收录,其中一些基本数据和用于说明某种观点的数据,还要进行纵横比较,以便读者使用。第三、四个要素是总结行业发展的特点及可资借鉴的经验,同时揭示行业存在的问题。这四个要素,既见指标数据,又见活动情况;既见事物发展变化的状态和结果,又见事物发展变化的条件和因素;既见成绩又见问题;体现了“概况”题义本身所要求的全面性。
专题性条目    年鉴的专题性条目,是单独记载某一具体事物的信息实体,它以社会生活中某个“点”的情况为内容,从微观上反映事物发展变化的状态和特征。这类条目具有两个明显的特点:一是选题选材单一。专题性条目是以单个具体事物如某件事、某个人为反映对象,其主题、内容乃至条目的标题都具有很强的专一性,一个条目记述一件事情,不允许涉及与主题无关的其他内容。比如《宜昌年鉴》(2005)中“温家宝考察宜昌农业”、“举办第三届青少年科技节”、“安琪集团干燥塔发生爆炸”等条目,完全是单一性内容,均属专题性条目。而“整治校园周边环境”、“重要活动安全保卫”、“赴日韩招商”等,是以众多事件及情况为内容的条目,其人物、事件、时间、地点都各不相同,则不能视为单一条目。强调专题性条目选题选材的单一性,并非说凡单一事情都可以立目。单一事情能否单独立目,不是由编撰者主观愿望来决定,而是取决于事情本身的性质、地位和价值。因此,选题立目不能囿于某一部门、行业局部的范围来考虑,而应当从全局的角度出发,将具体事情置于整体形势或大背景下进行考察,看其是否称得上全局中的大事、要事、特事。比如说某个地区发生了一次洪灾,是否属于重大自然灾害,是否值得单独立目,不光要看受灾范围、损失程度,而且要作横向和纵向比较,看灾情在全市或全省居第几位,是否接近或超过当地历史上同类灾害的水平。此外,有些事情的涉及面虽不很大,但具有新颖、独特的意义,也应考虑单独立目,比如一些全市的“第一个”。这就是说,事件本身的性质和地位就决定了其具有单独立目的价值。二是内容记述具体。专题性条目既然是以某一具体的事物命题作文,其表现手法就不能像综合性条目那样概括、抽象,而必须以具体的实实在在的事实和数据,方能准确地反映事物,给人以确切的信息依据。否则,条目的信息价值就会大大削弱。因此,专题性条目的内容要素:事主、时间、地点、事情经过、结果等,不但要写全,而且要具体、周详。专题性条目在年鉴中所占比例甚大,为便于写作和研究,按其反映对象的不同,还可分为单一记事条目、会议条目、机构(团体)条目、产品(成果)条目及人物条目等五种小类型。它们都具有单一性条目的共同特点。其区别在于对材料的取舍标准,内容要素详略要求有所不同而已。下面逐一予以介绍。
(1)单一记事条目  是指那些记载某一具体事物、事件、社会或自然现象为对象,如一项工程、一次活动、一个自然现象等单项内容的条目。它是单一性条目中采用最多的一种,所报道的信息常以重大、新颖著称,内容往往较为精采、生动,是年鉴资料每年“换血”的主体。单一记事条目除交代事主、时间、地点、经过、原因和结果等基本内容要素外,要着重报道事件的发生和结果。比如写一座大桥建成通车,首先要写清大桥的名称、座落方位、工程竣工及正式通车时间。其次要介绍大桥的外观形状(长、宽、高度等)及内部结构、荷载质量、工程总投资等情况及数据。此外,与工程密切相关的情况,如设计、施工单位,工程施工中采用的新工艺、新技术、新方法、新材料等,也应予以说明。而大桥通车典礼仪式,对工程的预测性评价等情况则可省去或从简。
(2)会议条目  会议在国内社会生活中,往往是新思想、新理论、新观点产生后借以宣传报道的媒介和催产因素,尤其是党政领导机关和经济部门的一些重要会议,往往出台一批改革和经济建设的新政策、新措施、新方案,这类条目通常也是读者查阅的一个热点。对于会议条目的报道,要旨是避虚就实,突出一个“新”字。除交代会议名称、时间、地点、主办单位、出席人员、主要内容和结果等情况外,应重点介绍会议取得的实质性效果,如党政机关重要工作会议,应着重记述会议研究讨论了哪些问题,作出什么重大部署,形成了哪些决议或决策,学术研讨会应重点介绍会上提出了哪些新的观点,取得什么成果或阶段性进展等。至于会议程序、场景、气氛等则省去或从略,更不要将与会领导人发言一一罗列。为了避免会议性条目充斥年鉴和报道流于形式之弊,对部门、行业每年工作例会以及一些未取得实质性成果的学术会议,一般不单独立目,可放在“概况”提及或以照片说明之。
(3)机构(团体)条目  即以有重要影响的某个行政、企事业单位或团体为反映对象的条目。内容包括机构名称、简要沿革、组织形式、基本职能和突出成就等。这类条目反映的对象一般有两种情况,一是原来就存在的单位,一是年度内新成立的单位。前者着重介绍其现状及发展情况,后者则需详细交代单位成立时间、批准机关、隶属关系、内部组织形式及主要职能或业务范围等。对于一些新成立的经济联合体如“南宁化工集团公司”等,条目则需将其主要成员企业、联合形式,以及形成新组合后的经济实力、技术力量、生产经营的项目、规模或服务领域,以及年度内完成的主要经济指标等情况逐一介绍,使人们对这个新联合体有一个较为全面、完整的认识。
(4)产品(成果)条目  是以重要产品或重大科技成果为对象,内容包括:产品和成果名称、完成单位(或者个人)、完成时间、性能特点、获奖等级、经济和社会效益等。记载的内容大多是年鉴首次向社会发布的信息,为读者所瞩目,因而选择内容要素尤为讲究。比如“黄氏抗癌粉通过鉴定”等项目,介绍成果名称、研制单位(个人)、完成时间、鉴定单位等基本要素外,还须重点介绍其性能、效用及对社会产生的效果和影响。一些已应用于实际或已投入批量生产的成果或产品比如某种药品,还应介绍其临床验证的情况及相关信息,包括临床应用单位、范围、病例、效果,以及批准产品生产的单位、批文号、生产厂家、年内形成的生产能力、产品的注册商标等,使读者从中获取确切、实用的信息。至于产品研制过程、目的、意义等内容一般则省去,某些需说明研制原理的,也只能扼要而谈,毋需进行论证、推导及罗列化学方程式等,以免喧宾夺主。
(5)人物条目  人物活动是贯穿年鉴资料的一根主线。记述的对象是先进模范人物、重要新闻人物和逝世人物。国内出版的综合性年鉴对人物的记载大致有两种形式:一是分散在各部类中,以叙事为主,“因事及人”的条目,如“巴杰获‘全国见义勇为好司机称号’”、“刘德方被命名为中国民间故事家”等;一是专设《人物》栏目,下分先进模范人物、新闻人物、逝世人物和历史人物等若干分目,以人物姓名为条题,分别进行介绍。前者与单一记事条目无甚差别,故不多赘,这里专谈后者,并着重谈先进模范人物与逝世人物。这种“以人系事”的条目,类似人物小传,以事实说话,不加任何褒贬之词。其内容一般分为两个层次:第一层次主要交代人物的概貌。内容要素包括:姓名、出生年份(逝世人物注明逝世年、月、日)、籍贯(直述×省×县人)、性别(只对女性注明)、民族(只标少数民族族名)、所在单位、职务或职称。以上要素的基本轮廊,一般不能缺项,其排列次序也尽量统一,以利编排和查考。第二个层次着重记述人物的行为活动。其要素包括:人物的主要学历、经历,主要事迹或对社会作出的重大贡献等。这一层内容时间跨度较大,枝蔓繁杂。为避免冗赘,在行文上可运用浓缩资料的手法进行概述,但要防止过于笼统,也不要写成鉴定式材料,在选材上则需择要而录,切忌眉毛胡子一起抓。一般而言,先进模范人物宜以当年或近年的事迹为主,属多年努力所取得的成绩可简单回溯。对专业技术人员,应着重介绍其负责或参与的重大研究项目及取得的成果,主要论著、论文以及获得省级以上各种奖励和其他荣誉称号等,逝世人物则概括其几个重要时期的主要经历和贡献。重要人物条目可配发本人近照,以增强其视观效果及资料价值。
(二)年鉴条目标题的设立   
由标题、正文和作者署名组成。年鉴条目能否吸引读者,很大程度上取决于条目标题是否醒目突出、引人注目。因而如何在文字有限的标题中将条目内容中最有价值、最吸引人的信息标出来,对撰稿人来说是必需的基本功。以下,笔者就综合年鉴条目标题的设立谈些看法。
1、条目标题所揭示的事实信息须完整具体。这是条目标题制作的基本原则。标题揭示的事实信息不能残缺、含糊不清。读者看了标题就知道条目中要讲的内容是什么,进而对要不要阅读这则条目、对条目具体内容感不感兴趣,做到心中有数。完整的条目标题一般由主题信息、动态信息及一些必要的修饰信息 (如 “首次”、“首个”)构成,它们都是条目标题的重要组成部分。如“全市电子政务建设规划编制工作启动”、“宜昌市文物事业管理局成立”、“省第十二届运动会火炬传递点火起跑仪式在宜举行” (2007年《宜昌年鉴》)等标题直接标出条目事实的完整信息。
    信息完整的标题需要标出条目的主题、动态,有时还需要标出确定的修饰信息。在条目标题的提炼过程中,要避免两种倾向:一是标题不能随意简化。条目标题直接标出完整、具体的事实信息,要求标题文字简练,简单明了地揭示出条目内容的完整信息。标题文字要 “像编辞书、打电报一样”,以最少的字词传达最丰富的信息。但是也不能为了简洁而硬性限制标题字数或随意简化。如有的文章提出年鉴标题字数 “不超过20个字”(宗洪表:《也谈如何提高年鉴条目的编写质量》,《年鉴信息与研究》2001年增刊)。有些年鉴为了减少标题字数而滥造生词、缩略语,如用 “机改”代替“机构改革”、“人医”代替“人民医院”,容易造成后人、国外人士费解。不少年鉴为减少标题字数而频繁使用静态标题,以事类名称作标题,如“新闻宣传工作”、“基层文联工作” (2007年《宜昌年鉴》)等等,造成信息残缺、空洞,这是不可取的,值得年鉴撰稿人和编辑注意克服和杜绝。二是标题不能过于形象化。我认为在坚持标出事实信息完整、具体的前提下,实现标题的形象化也是未尝不可的,但不能过于追求形象化。形象化标题虽然“形象生动,使读者有一种鲜活的感觉,愿意继续读下去”(王丽:《从年鉴条目标题的命名说开去》,《沧桑》2001年第1期),但如果太抽象,没有标出什么实在、有价值的信息,就可能适得其反。如有撰稿人用“‘牡丹’奇葩花香飘溢“和 “长城信用卡业务呈现一派生机”为作为年鉴文稿的标题,由于标题信息含糊、不明了,读者不看内容根本不了解条目究竟讲的是什么。后来编辑部根据内容用“牡丹信用卡发卡9万多张”和“长城信用卡发卡5700张”作为两个条目的标题,就标出了具体、完整的事实信息,既能引起读者的注意,也使读者一看标题就知道内容是什么了。
2、条目标题要准确反映条目的主要内容而不是次要内容。标题所含的主题词要醒目突出,能够让读者直接明白条目所讲内容的主要范围、领域。主题是构成标题的主干,是标题信息不可缺少的重要组成部分。在标题主题提炼的过程中,要注意以下几个方面:(1)标题主题要与内容相符。如条目“全年接收档案资料48589卷” (2007年《宜昌年鉴》)标出的主题是 “档案资料”,条目主要内容必定是围绕这个主题及其隐含主题 “接收”展开;又如标题“省第十二届运动会火炬传递点火起跑仪式在宜举行” (2007年《宜昌年鉴》)条目内容必定是围绕主题“火炬传递”以及“点火”展开。这里有两种错误倾向需要引起大家注意;一是标题小内容大,标题所标出的主题不能涵盖条目内容。如某年鉴中一条目标题是“民防通信站操作竞赛”,除反映标题主题所指内容外,篇幅较多的是与竞赛无关的通信设备更新及消毒清洁的情况;又如某年鉴记载中国建设银行某某分行 “发放个人住房商业性贷款余额35亿元”条目中多数篇幅是与主题个人住房商业性贷款及相关主题住房贷款、个人商业性贷款无关的内容,文题相差太大。对此类倾向,应该将条目分解为多个条目,或删除多余、次要的内容。二是标题大内容小,标题所标出的主题外延定得过大,超出了内容范围。如有年鉴在“开展劳动竞赛”大标题下反映内容仅为纺织女工操作比赛,在 “实施富民工程”大标题下只记述了农村社会养老保险。对此类倾向,应将标题外延改小,改为与主要内容一致的小标题。(2)标题应单一主题。条目标题主题醒目突出,要求标题只含一个主题,不能有多个并列的主题。一个条目反映一个主题已成为年鉴界的共识,但仍有很多年鉴将两件或多件事合写一个条目,在标题上形成多主题并列。如《宜昌年鉴》(2006)采用的“加强领导班子和干部队伍建设”、《广州年鉴》(2005)“发行、印刷、复制业”、“人口增长与人口密度”这些标题,多个主题并存,标题主题不明确,增加了读者准确获取信息的难度。又如“加强法制培训,推行依法行政”之类两句话总结式标题,含有两个主题,标题重点是 "法制培训"还是 "依法行政",读者无法立即明了。(3)标题主题词宜前置。条目标题主题醒目突出,要求条目主题词尽量前置。主题词前置可以方便检索,更为主要的是可以让最关键的信息首先引起读者注意。如“宜昌市科学技术大会召开”(2007年《宜昌年鉴》)使读者首先注意到主题词 “宜昌市科学技术大会”,然后才注意到相对次要的信息“召开”。如果改为“召开宜昌市科学技术大会”则首先引起注意的是相对次要的信息“召开”,那效果就差多了;“宜昌市农村专业合作经济组织指导办公室成立” (2007年《宜昌年鉴》)与“成立宜昌市农村专业合作经济组织指导办公室”相比,前者主题信息“宜昌市农村专业合作经济组织指导办公室”能够首先入读者眼球;又如“购物中心建成开业3家”首先人眼球的是主题“购物中心”,而“3家购物中心建成开业”首先入眼球的是相对次要的信息“3家”。因此,我们在撰写年鉴条目标题时,主题词应尽量前置,其基本要求是标题的语法结构少用动宾结构,多用主谓结构,有时为使主谓结构词汇搭配合理,要考虑采用合适的动词。在某些情况下还可考虑采用被动句式,如“市政府被授予全省‘村村通电话工程’建设先进单位称号”、“宜昌水运口岸升级被纳入国家‘十一五’口岸发展规划” (2007年《宜昌年鉴》)。或者考虑选用合适的动词,以与主谓结构相合。如“出台《规范行政审批的意见》(2006年《宜昌年鉴》)。当然,主题词前置也有例外,如果标题中有执行主体存在,主题词就不能前置。比如标题“武警支队完成押解在押犯人移监任务”,主题词就不能前置。
3、年鉴条目标题要尽量采用动态化标题。尽管有部分年鉴采用静态标题,如某年鉴 (2004年)规定“条目标题一般以名词与名词性词组为宜,尽量少用动态标题”。但绝大多数年鉴主要采用动态标题,这已成为年鉴标题的趋势,使用静态标题的越来越少。《宜昌年鉴》条目标题也主要采用动态标题,较少使用静态标题。静态标题多以工作性质、工作内容、行业分工、下属单位或事物状态等事类名称为标题,如“审计”分目下设财政审计、金融审计、基建审计等;“固定资产投资”分目下设投资规模、投资结构、投资效果等。这种标题年年相同,成为常规标题,不能反映年度变化的事实。虽然一定数量的常规标题能够保证年鉴信息资料的连续性,但如果通篇是此类标题,则将破坏年鉴的年度特色,不能标出读者感兴趣的、有价值的亮点,一些 “新、大、特、要”信息亮点被淹没在大量静态标题中,读者无法立即获取感兴趣的、有价值的信息。而且频繁使用静态标题易使标题重复、雷同,令读者厌烦。因此,年鉴应该减少静态标题的比重,增加动态标题的比重,以能够更好揭示事物的年度变化信息。标出动态可以通过标出具体动作、标出地点、标出结果及标出数字等方式来实现。(1)标出动作。标出动作是年鉴标题标出动态,使事实信息具体完整的主要方式。如“组织‘人大网议日’活动”、“建立群众来访接待中心”、“开展宜昌对接重庆加快发展专题调研”、“公开选拔15名副县级领导干部”、“制定城市管理规范性文件”、“整顿规范城区音像市场” (2006年、2007年《宜昌年鉴》)等标题,分别通过“组织”、“建立”、“开展”“公开选拔”、“制定”、“整顿”等动词标出了具体的动作信息。(2)标出结果。如“31个产品被评为湖北省名牌产品”、“《楚水巴山》获全国歌舞、杂技优秀剧目展演一等奖”、“宜昌市垃圾综合处理项目建成”等条目标题 (2007年《宜昌年鉴》))都标出了事实发展的明确结果,直接把事件的结果信息告诉了读者。(3)标出地点。《宜昌年鉴》(2007)含有地点的条目标题有80多条,如 “国务院参事考察团考察宜昌”、“五峰在武汉举办第二届品茶旅游节”、“创建世界水电旅游名城汇报会在京举行”、 “市优秀中学生代表团赴华盛顿郡交流学习”、“首届全国高山蔬菜研讨会在长阳举办”等标题都通过标出地点显示出动态。又如《浙江年鉴》(2002)中的“全国首家网上电信营业厅在杭州开通”、“《水乡古镇》特种邮票首发式在南洱举行”等标题,也标出了事件的发生地,从而将动态信息完整、具体地告诉了读者。(4)标出数字。数值、百分比一般在主题词前后作修饰成分、谓语成分。数字可以显示事物量化的成果及成效,是让读者明了事物动态、“怎么样”的最为准确、最为有效的方式。如“柑橘总产突破100万吨”、“关闭煤矿35处”、“枝城港年通过能力达580万吨”、“建设工程招标率、公开招标率达100%”、“兴发集团定向增发5000万股”等标题,都用数字来说明事物量化信息,抓住了事物年度变化信息。数字在优秀年鉴条目标题制作中出现的频率较高。2007年《宜昌年鉴》1800多个条目标题中,有160多个标题含有数字,约占标题总数的9%;而全国其他年鉴占的比例更高。如《上海年鉴》2005年卷2164个条目中,有488个标题含有数字,占标题总数的22•55%;《绍兴年鉴》(2004)1856个条目中有206个标题有数字,占标题总数的26•45%。两部年鉴数字条目所占比例之高,值得我们关注与借鉴。
4、年鉴条目标题要准确具体表述,多用确定性词语。条目标题表述必须是怎么样就怎么样,不宜多用不确定性词语。具体讲要避免以下两个倾向:一是不宜多用不确定性修饰词。如 “成绩显著”、“进一步发展”、“步伐加快”、“繁荣兴旺”、“发展迅猛”、“纵深推行”、“较好”、“较快”、“积极”、“新发展”、“新开拓”等不确定用词不宜在标题中频繁出现。这些不确定性词语在标题中出现易使读者对事物发展程度的了解停留于表面,无法立即知晓该条目具体、确定的事实信息,给人的感觉比较虚。而且频繁使用不确定性词易使标题雷同重复,没有新意。如“科技创新步伐加快”与“加快科技创新步伐”、“科技创新纵深推行”、“科技创新有新举措”等相似标题,揭示的信息比较模糊。这种标题表现形式在任何一部年鉴中都可以用,从标题上根本反映不出每部年鉴的个性特点、地方特点。全国各地一些优秀年鉴很少出现不确定性词语,而多采用准确、明确的词语,从而把事件明确、具体的信息标出来。如《上海年鉴》的条目“上海首个区行政投诉中心成立”、“零关税港货首次入沪”、“钢琴大型演奏会获大世界吉尼斯之最”等标题采用准确修饰词 “首个”、“首次”、“最”,既使信息明确、具体,又凸现了条目的亮点。近年来,《宜昌年鉴》向全国优秀年鉴学习,条目标题也较少出现不确定性词语,而是用准确、明确的词语来反映事实信息。二是不宜多用不确定性的动词。在用动词标出动作时,要努力标出事件的明确发展状态。不少事物有其发展状态,标题应根据不同情况标出事实是处于“启动”、“成立”、“完成”还是“继续”等明确的状态。以《宜昌年鉴》(2007)为例,标出"成立"或 "建立"的条目标题有29条,如 “建立精神文明建设长效机制”、“建立城乡救助体系”、“宜昌市柑橘产业协会成立”;标出事实“开展”的条目标题有65条,如“开展争创全国文明城市工作”、“开展保护知识产权专项行动”;标出“投产”、“成功”的有25条,如“稻花香集团‘151工程’一期竣工投产”、“国产首套大空分装置开车成功”等等。当然在有些情况下,采用某些不确定性词语也未尝不可。如果必须采用某些不确定性词语,就一定要采用与条目内容相符的词语。如 “突破性进展”要点出在什么领域取得了突破性进展,使标题揭示的事实信息较为明确、具体。如改“积极推动厂务公开向纵深发展”为 “厂务公开向企业改革和经营管理领域发展”,后者就显得较为具体、明确。又如,“招商引资向精细化工领域拓展”、“专利行政保护向会展业拓展“、“宝山创业园区以新材料为主要发展方向”(《上海年鉴》(2005))。条目标题如果不能点出具体、确切的信息,这个条目就没有多少存在价值,可考虑删除。
5、年鉴条目标题要条目的信息亮点。条目的信息亮点可以是新、大、要、特信息,也可以是动态信息。如 “上海首个区行政投诉中心成立”、“零关税港货首次入沪”、“钢琴大型演奏会获大世界吉尼斯之最”等标题,用确定性修饰词语标出了读者所关心的信息亮点 “首个”、“首次”、“最”。“‘文化中国丛书’在美国发行”、“小灵通用户突破100万户“等标题,分别用地点 “在美国”、数字 “突破100万户”等动态信息揭示出条目的新闻眼,反映了事物的年度变化。
(三)条目的撰写方法与要求
年鉴作为一种资料性工具书,与其他工具书在撰写方法与要求上有着明显的不同,与其他文章的撰写方法与要求更是相差甚远。我们的年鉴撰稿人大多是各部门写总结、写调研报告或理论文章的强手,在撰写年鉴条目时,往往会不由自主地出现与年鉴要求不相符的问题,使年鉴条目不伦不类。为此,有必要强调年鉴的撰写方法与要求,以保证年鉴的整体质量。
1、年鉴的文体文风
    年鉴的文体文风是一种兼有说明文与记叙文特点而以说明文为主的文体。它不同于文艺作品、工作总结、新闻报道和评论文章。它的特点是以说明和叙述为主,直陈其事,不加议论、抒情、描写,用简洁平
实的语言记述浓缩的资料信息。
年鉴的文风与文体是一致的。要求简洁朴实,用语实事求是,资料翔实准确,靠事实和资料说话。杜绝空话、套话、假话。
2、把握与其他文体的区别
    年鉴不同于辞书,年鉴对条目释文不做定性解释,不讲由来和沿革,不讲其优点和特点,只反映某一事情或某一工作在本年度内有哪些新的举措、新的变化、新的成效,现状如何,体现的是年度事实的资料性。其文体特点是以事实为基础的概括介绍性说明。
文艺作品可以充分运用修辞方法,以增强文章的感染力;年鉴条目释文要求简明扼要,用事实、用数据说话,所用修辞手法一般只限比较、排比和反复。如:某报纸上的标题"红丝带飘起关爱旗帜",内容是写某社区孤寡老人,只要在窗口挂起  "红丝带",就会得到社区人员的及时帮助;又如:"xx(地区)大张旗鼓地开展植树造林活动",这样的标题出现在报纸、杂志上,这样写是为了吸引人们的眼球,提高人们的阅读兴趣,增加感染力,从而扩大发行量。而年鉴中以  "老年关爱"、"植树造林活动"设立条目标题就可以了。
 工作总结是写给上级领导和本单位干部看的,重在归纳做法、总结经验和找出差距;年鉴条目释文向社会提供信息、资料,重资料价值,为读者查找信息资料服务,没有必要详记过程、做法和经验,也不必为本单位评功摆好。
新闻报道引导舆论,语言生动、形象;年鉴不重在宣传,重在为读者提供信息资料服务。要求文字简练,即使介绍人物也只记载其主要事迹,而不描写外貌、性格和言谈举止。
3、文字语言的特殊要求
 (l)语言要准确。
用词准确:年鉴语言必须字斟句酌,选用恰当的语言表述事物。不用“当前”、“最近”、“一个时期以来”、“有关部门”、“大幅度增长”等模糊语言;以及“去年”、“今年”、“明年”、“近年来”等时间基准不清的词语。年鉴反映当年年度内的事,可用“年内”表述时间。
逻辑准确:语言要合乎逻辑,合乎现代汉语语言规范,比如要符合现代汉语语法、语言习惯等,不用“也许”、“可能”、“大概”。
资料准确:年鉴语言所表述的资料、信息要翔实可靠,能够正确反映客观事物。如:提供的数据在不同地方出现时,应取得一致,不要自相矛盾;不要出现各分项数加起来与总数不符的情况。“概况”栏目中总的技术指标与各分目中的单项技术指标一定要一致。
 (2)语言要规范。要使用规范化文字和词句。忌用仅在行业内部通用的用语和简称。主要有以下几个方面:
 A.用字要规范:以国家1986年10月10日重新公布的《简化字总表》为准,不得使用停用的《第三批简化字》和不规范的汉字。
 B.用词要规范。一是年鉴的立足点是第三人称,对人物的称呼,除引用原文外,应直呼其名。不用“我”、“我们”、“他们”等人称代词,也不用“同志”、“先生”、“女士”等称谓;如为反映其一历史事实和人物身份,必要时可加职衔,如  “x局局长xxx”、“x局党委书记xxx”等;不使用抽象泛指的集合名词,如“组织上”、“领导”、“上级”、“群众”等。
 二是各种名称(组织机构、会议、单位、地址、职称、文件、活动等)要规范,除特载、专文、引文外,一律不用代称,如:“我局”、“我室”、“我处”、“我中心”、“我单位”等,应直接写单位名称;除约定俗成外,一般情况下不能用简称,一律使用全称,如“增产节约、增收节支活动”,不能写“双增双节活动”,“计划生育办公室”不能写“计生办”,“宜昌东部、夷陵西部”不能写成“宜东、夷西”等。若一个名称反复出现,可第一次写全称并注明简称,以后写简称。
 三是在时间表述上,应明确说明年、月、日,不用“今年”、“明年”、“去年”、“上年”、“几个月”、“目前”、“不久以前”等时间代词。
 四是不要使用出现歧义的词语。如:“上级指示”、“有人认为”、“由于种种原因”、“原领导班子”等。
 五是外国国名、人名、地名、机构、报刊、学术名词等,均应译成中文,以新华社译名为准。
 六是专业性强的名称、新名词或外来词第一次在文稿中出现时,应在文中加注。如:“党员保先教育”、“三城联创”、“五讲四美三热爱”等。专业性强的名词在行文中不能用简称。如混凝土不能写成“硷”。
 七是学术名词遵照国家颁布的有关规定,专用名词按有关部门颁发的有关技术规范用语执行。
 八是符合国家有关标点符号用法的规定。地名起止用一字线“一”(占一个字的位置),如“小溪塔一鸦鹊岭”;时间起止、阿拉伯数字书写的数值范围用浪纹号“~”,如“8~9月”、“2500~3000”。
 C.语言要简洁。年鉴要求简明扼要,文约事丰,用尽可能少的语言表达尽可能多的内容。要力避空话、套话、大话和穿靴戴帽、冗长、拖拉等不含信息量的语言。主要注意以下几个方面:
一是忌总结句。不用工作总结、报告、讲话中常用的套语。如:“在xx正确领导下”、“在干部群众的支持下”、“在有关部门配合下”、“以xxx为指导”等。
二是忌附加句。年鉴行文在句式运用上,要浓缩用笔,字字落实。多短句,少长句;多主谓句,少定语、状语、补语等附加成分;多实词,少副词、助词、形容词、惑叹词等。如:“安全生产实现xx天,创造了历史性的辉煌成绩”、“奋进中的xxx(单位)将继续以xxx为宗旨,以xxx为目标,团结一心,扎实工作,面向新世纪,再创新辉煌”等。
三是忌“了”字句。年鉴稿子忌用“了”字句。如“召开了xxx会议”、“xxx领导发表了重要讲话”、“审议了xxx工作报告”、“通过了xxx决议”、“作出了xxx决定”、“提出了”、“实现了”、“进行了”、“改善了”、“步入了”、“取得了”等。这是因为年鉴记载的都是发生了的事,不必再用那么多“了”宇,否则只能影响年鉴语言的简洁性。
    四是忌“为”字句。有的稿子一开头就是“为了……”、“为……”,然后记述事物的产生、发展。第一,年鉴是对事实原委开门见山的记述,与其开头写“为了什么”不如改成在结尾处作画龙点睛之笔。第二,另一类“为”宇句可直接用陈述句表述。如:“为纪念六•五世界环境日,市环保局举办环境保护知识竞赛”,若将“为纪念”三个字去掉,这纪念的目的也自然明了。这样既合年鉴章法,又简洁顺达。
    又如 “总数为”、“密度为”、“产值为”、“上升为”、“人均为”等句式,从语法上说得通,而从年鉴行文上则不够规范。去掉“为”字,不仅不影响文意,而语句更加简明利落。年鉴是信息载体,受篇幅限制,必须以有限的文字记载丰富的资料,应努力不虚着一语,不多用一字。这就是前面说的“文约事丰”。
    五是忌“共”字句。此类句式在年鉴中大致有以下类型:一类是记总数、全数。如:“企业共xxx家”、“职工共xxx人”、“投资共xxx万元”;另一类是记全域、全范围数。如:“全市共”、“全局共”等。上述所列,既言总数、全数,报全市、全局、全行业,“共”的意思已经很明确,因此“共”字可略去。
    六是忌“对”字句。“对”在一般文体中应用较多,年鉴则不宜用。“对”字句式一般以“对xxx进行了xxx”的形式出现。如:“对xxx单位的经营状况进行了调查”、“对全局工业企业进行了普查登记”、“对危险房屋进行了抢修”等。此类句式可去掉“对”,削去“了”、“进行”等附加词,改成“调查xxx单位的经营状况”、“普查登记全局工业企业”、“抢修危险房屋”等,这样,句子便由虚变实,简洁顺达(如果作为条目标题的话则注意应将主题词前置)。年鉴记述,重在实际发生什么,不在“进行了”什么,这是年鉴特性所决定的。
七是忌“已”字句。“已”在现代汉语中表示事情完成或时间已经过去。年鉴记载的是出版年上年实际完成或发生的事实,因此,“已”字可省略。如:“参加体育活动人数已达xx万人”、“己建成线路xx公里”等。
八是忌“于”字句。“于”在现代汉语中是介词,表示“在”的意思。如“他生于1980年2月5日”,“长江发源于青海”。很多人喜欢写“于xxxx年xx月xx日开工”、“于xxxx年xx月xx日建成”等,这里已经有了在的意思,所以于字可以省略。
     总之,一部质量较高的年鉴内容应该做到:“多一字繁,少一字残”,不允许出现冗词赘句。
    D.语言要明了。年鉴要多让事实和资料说话,少做一般性的评语和结论,用最直接的语言把信息传递给读者,不要把具体生动的语言变成抽象模糊的语言。不论是记述哪个部门、哪个行业的工作,都要介绍一些基本情况,年鉴撰稿人应提供具体资料和数据来说明,避免单纯使用  “有所进步”、“有所提高”、“有所改善”等类的模糊语言。
    E.语言要平实。年鉴用语要做到“立言得体”,落笔之时掌握分寸。切忌用宣传说教语言和文学语言;不能有溢美之词,要留有余地,不要说得太绝对化。年鉴每年都要编辑出版,今年说得太满了,把工作成绩打了个满分,以后的文章就不好做了。事实上,事物总是在发展的,工作不可能没有缺点、没有疏漏、更不可能没有差距。对工作的成就、作出的贡献、发挥的作用,评价郡要恰如其分,忌用感情色彩强烈的词语,如不在文稿中写“荣获”、“狠抓”、“强化”、“优化”,而用“获得”、“抓住”、“加强”、“调整”。
    有些词语应该严格限制使用,如:“作出了巨大贡献”、“发挥了极大的作用”、“引起了强烈的反响”、“给予了很高的评价”,等等。获得金牌就写获得金牌,获得冠军就写获得冠军,是部优产品就写部优,是省优产品就写省优,不宜使用广告宣传式的语言,力求写实,不要写虚。
    写人物,主要写先进事迹、光辉品德,不加颂扬性评语;写经济、科学、技术的成就及所达到的水平时,要严格限制使用“世界第一流的”、“已达到国际先进水平”等提法。因为我们对于世界上各项经济技术指标不可能及时完全掌握,而且世界上科学技术发展很快,技术指标和纪录经常被突破,上述一类评语有时不一定恰当。
     固然,年鉴的撰写方法与要求不是一朝一夕就可以掌握并熟练运用的,但只要持之以恒地按照年鉴的撰写方法与要求一以贯之,就一定会写出高质量的年鉴文稿来。
(四)结合实际工作写作年鉴条目
    年鉴是以条目为主要载体,全面、系统、准确地汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料,按年度连续出版的具有政府公报性质的综合性、资料性工具书。条目是年鉴的细胞,是年鉴构架的最基层组织,也是年鉴内容的最直接表现形式。年鉴条目大体分两类,即综合性条目与专题性条目。条目不仅构成年鉴的基本内容,而且决定了年鉴的质量。一部年鉴编得好不好,在指导思想端正、框架结构科学、记述内容合理、编排校审认真的情况下,就看其条目质量品位编得如何。要打造品牌年鉴,关键要提高条目的质量,就要做好以下工作。
1.广泛搜集条目的资料
    资料是年鉴的基础,更是年鉴的生命,只有不断拓展资料信息,年鉴才能常编常新,才能适应社会发展的需求,才能保持强劲的生命力。在年鉴资料的搜集过程中,首先要开阔年鉴资料信息的视野,既把握宏观的变化,又关注微观的变化,特别要注意把握本单位工作的全局,从众多的信息中筛选出本单位年度内在全市(县、区)中有影响的大事、要事、新事、特事。其次要拓宽搜集年鉴资料信息的渠道,除要发挥行政手段如通过工作总结、领导报告、简报等搜集信息资料外,撰稿人还要做一个有心人,平时主动搜集获取报纸、电视、网络等新闻媒体的信息资料,掌握社会管理、经济建设、改革发展中第一手材料。作为一个年鉴撰稿人,一定要注意平时的积累,不能等到编辑部催稿子的时候临时抱佛脚,找来工作总结掐头去尾应付。再次是在年鉴资料的选择上,要坚持求真务实的精神,注重年鉴的实用性,以实事求是的态度,运用辩正唯物主义和历史唯物主义的立场、观点、方法分析问题、研究问题,对搜集的资料进行认真鉴别、考证,去伪存真,去粗取精。特别要注意年鉴资料的唯一性。地方的唯一性就是突出资料的特性,条目突出地方特色最为本质的东西也就是突出地方性。在资料的运用中,要不唯上、不唯权,贵在真,贵在实,不断章取义,不牵强附会,使资料在为现实服务中具有可信、可用、可鉴的价值。
2.深化条目的内容
    年鉴的质量高低,在很大程度上取决于条目质量的高低。条目是年鉴的主体部分,条目的立目标准,一是党和政府的重点工作,二是对全行业,对某个领域或对社会造成重大影响或起重要作用的事物。因此条目的内容就要体现一个 "准",把握一个 "全",突出一个 "新",力求一个"深"。"准"就是要求事实要准确,撰写表述要准确,提供的各类数据要准确。"全"就是要掌握全面的情况,在确定条目时力求全面,既要有反映工作概貌或工作综述的条目,又要有反映不同侧面的具体条目,而且还要有若干典型事例的条目。"新"就是要求条目的内容要新,必须记载各方面工作的新情况、新发展、新事物、新经验等,尤其是党和政府进行的重点工作。"深"就是要力求使确定的条目能够透过事物的表面现象而反映出其本质,也就是要从深层次挖掘能反映事物本质面貌的条目。年鉴的重要作用是为现实服务,为广大读者服务。这就需要年鉴深化条目的内容,既收录政府行为有存史价值和资治价值的条目,也要精选人民群众关注的条目,也就是说要注意选取实用性的条目。深化条目的内容,还要增加创新条目。年鉴在全方位选题的基础上,根据本地区、本行业的特点,抓住事物的主流和本质,精选渐成就、新产品、新行业、新特点的创新条目,集中揭示事物发展的原因和效果。
3.增强条目的信息含量
    年鉴的质量如何,是由条目的有效信息含量决定的。怎样才能提高条目的信息含量?一要对材料进行整体处理。应用概括手法,通过归纳提炼,抓住共同点,将材料综合成一个整体进行反映。二要把握材料的实质性内容。通过对材料的综合分析,概括出部门、行业和地区发展的特点。三要精选新鲜、主要、特殊、为独家所拥有的信息为条目,以精选的条目容纳精选的内容,展现事物发展的全貌,确保年鉴拥有信息的绝对权威。四是增加体现官书的权威性和群众喜闻乐见的信息含量。五是抓住创新性的信息为条目,这是年鉴必须捕捉的信息,是丰富和完善年鉴内容,在原有基础上的新拓展、新突破、新认识,是新情况、渐成就、新经验、新问题的具体揭示,也就是新举措、新事物的内容。只有紧紧抓住这个特点,条目的信息质量才能提高。如果缺失这些信息资料,那么就失去了年鉴的存史和参考的价值,也就丧失新鲜感和地方特色。
4.做好条目的审核
年鉴条目撰写完后,要进行认真的审核,审核的内容:一是审核是否符合事实;二是审核是否符合党的路线、方针、政策及国家的法律法规;三是审核是否符合国家规定的统计口径和对外宣传口径;四是审核是否符合科学常识;五是审核有无泄密;六是审核在语句、文字、标点符号等方面是否有问题和错误;七是审核数字的运用,尤其要注意百分比和倍数的用法,分项与总项的关系,文中数字与所附表格数字是否一致,小数点与分节号的问题;八是审核条目有无重复、遗漏;九是审核年鉴的设计风格是否具有连续性和稳定性等等。做好审核工作,就是要把好年鉴的政治关、业务关、事实关、文字关、质量关,使年鉴坚持连续性,突出阶段性,体现年度特色。审核完毕后,要在稿件上签署审稿意见,并署名,以示负责。

 

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